从网络体系架构上，会议文件电子化系统包括会议管理服务平台、会议终端、身份认证管理平台构成，它们共同组成会议专网。系统可部署在会议专网应用、机关内网应用、机关外网应用和互联网应用。部署在不同的环境下实现不同的功能，会议专网是在会议期间提供文件应用支持;机关内网提供机关内部日常办公的文件应用支持;机关外网提供更广泛的机关以外的政务专网上的文件应用支持;互联网出于系统安全考虑，提供有限的文件应用功能服务(主要是会议文件更新)。会议终端由配有电子文件会议终端软件的手写平板电脑、专用的会议电子文件盘组成。对与会人员来说，使用带会议电子文件盘的会议终端或者笔记本电脑在会议厅(室)通过无线网络使用会议系统开会。
从系统应用视图分析，可以分为三个层次:
➢会议工作人员
负责整个电子会议系统的管理和业务支持工作，主要有会议议题的拟文、上传、审核，在议题审批成功后，通过电子公文交换系统查询会议报名单位和领导，安排与会领导和列席人员座位、水牌、平板电脑会议终端和电子USB Key等。
✧负责电子化会议的总体安排，保证会议次序;
✧遵守各项规章制度,规范自己的行为;
✧根据会议议题内容,做好会场布置及会议前期各项准备工作;.
✧仪容整洁、遵守会议工作程序和规范;
✧服从管理, 随时听从上级的其他工作安排。
➢参会人员
参会人员包含列席人员和议题单位人员，列席人员主要为议题决策表决人员，是会议议案
推行的重要力量。
✧主持和列席电子化会议顺利召开;
✧根据会议议题内容，积极献言献策;
✧仪容整洁、遵守会议工作程序和规范。
➢技术支持人员
系统功能设计
基于移动互联网技术的电子会议系统从功能上划分为会议基础信息平台、与会人员管理、会议文件管理、会议终端软件、电子文档安全管理系统、身份认证管理系统、统一登录管理 系统和应用系统数据接口八大部分。
基础信息管理：
会议基础信息管理为会议电子化系统的各项应用功能提供基础支撑功能,并对以下会议的基础信息进行结构化管理。其中包括了会议基本数据项目的管理，也包括了会议相关的数据字典和系统参数的管理。
系统登录：会议信息管理系统后台登陆使用，会议基础信息平台的授权使用者是技术管理员。输入用户名和密码，或者使用会议电子文件盘(专用U盘)自动登录。
会议类型管理：对会议类型进行设置和管理。可以设置默认会议类型。
会议设置：会议类型下的具体会议，包括会议的标题、会议时间、创建时间、会议地点等，支持会议的树状层级结构管理。会议日程管理、会议日程安排、会议议程管理、各会议的会议议程安排，议程必须属于且唯一属于某一项日程，一项日程中包含多项议程
与会人员管理：
会议的组织是一项复杂度较高的工作，参与部门和人员众多，其中的工作种类和项目繁杂，性质又各不相同，差异性很大，需要进行细致的权限划分和严格的管理。比如会议服务人员、技术支持、会议人员等。系统将这些不同的身份划分为不同的角色进行管理，不同角色对应不同的操作权限。
角色管理：
根据承担职责和工作性质的不同将常委会会议文件电子化系统的使用用户的角色进行划分和关联，如:会议服务支持、普通与会人员、常委会与会人员，并分别对应相应的人员和职能处室等。
每个角色在系统中的功能定位根据应用体系架构要求，具体角色管理还包括定义不同角色对应的功能操作权限，可以将角色作为权限的集合。
会议文件管理：
会议文件管理的核心就是要结合安全电子文档系统，建立包括文件的制作、分类管理、会议期间的在线阅读、批阅、下载、外发、归档等，并易于实现今后的功能扩充。
分类管理和权限控制：会议文件能按照会议届次和不同的分类进行管理;即一个会议文件有所属会议届次和所属的文件分类两个属性，可以按照届次和分类进行管理。文件的权限划分为阅读(下载)、上传、删除、审核等。权限可以根据角色进行分配，也可以根据具体的用户进行分配，并支持权限的授权传递机制。
文件上传：实现各类会议文件的上传和共享，并设定文件的访问权限，供与会人员下载使用，在下载时须通过安全电子文档系统的接口进行控制，下载后 须存储在专用U盘内。
文件版本管理：系统对于每一个会议文件都会对不同时期形成的不同的版本进行归档，并详细记录版本号、归档时间、归档人等信息，系统管理者或其他用户可以随时调阅，方便进行文件历史的回溯。
文件分发控制管理：系统通过会议文件的权限管理和安全电子文档的共同作用实现会议文件的分发控制。在这其中,权限管理机制是进行分发控制的主控机制,而安全电子文档对分发的文档进行了严格的加密，保证了文件获取的合法性、完整性和安全性。
会议终端软件：
会议文件会议系统终端通过简捷的操作界面，良好的人机接口，方便的操作方式，为与会人员审阅文件，思考问题，提出意见，提供便利，最大限度的发挥系统效益，提升会议质量和效益。
文件阅读和批注：文件阅读和批注是会议文件电子化系统最基本的功能，也是与会人员使用频率最高的功能，直接关系到与会人员阅读文件的质量，以及影响到使用系统的成效。
会议文件浏览器布局设计美观实用、功能按钮清晰直观，易于学习和操作，响应速度快。会议文件浏览器与会议期间部署在会议专网的其他功能共同构成了完整的会议期间的管理控制系统，并接受系统的统管理，包括浏览器的启动、关闭等，保证了系统的完整性和统一性。
会议终端浏览器通过程字的检测和识别可以实现大小及功能自适应于会议终端和笔记本电脑。
同步浏览会议文件：相关会议中采取的是相对宽松的会议模式，与会人员可以在会议期间选择感兴趣的文件随意阅读，也在主持人宣读一个文件的过程中，选择同步阅读主持人的文件页面。
文件自动更新：为了给与会人员提供更便利和自动化的服务，同时也是为了保障会议文件能完整有效地发放到每个与会人员，进而保证会议的质量，我们设计了会议文件的自动更新功能，无论是在会前、会议期间还是会后，用户都可以通过架设在不同网络的不同应用系统实现会议文件的自动更新，用户只需将专用U盘插入电脑，在客户端程序的作用下，系统就会识别并启动更新工作，将最新版本的会议文件自动下载存储到U盘中，保证用户在不同网络环境下(公网、政务外网、政务内网、办公局域网)都能够快捷、安全、完整地获取会议文件
全文检索：文件的检索功能的准确性和效率会对文件系统的使用效果造成很大的影响。一个高效的检索系统会大大提升文件的使用效果。而全文检索提供了深入文章内容的非结构化的检索方式，更加符合省科工贸信委对于文件深度搜索的业务需求。
电子文档安全管理系统：
会议文件电子化系统应用于核心工作领域,处理的对象是会议期间的所有相关会议文件。由于会议文件必须在限定的时间内给限定的人群阅读，具有较高的敏感性和实效性,为了防止会议文件的非法传播和篡改，以及保证文件的合法性，必须应用专业的安全文档系统对会议文件加以管理。我们通过安全电子文档系统管理系统和会议电子盘技术对会议文件进行安全管理。
电子文档安全管理系统的作用体现在两个方面:
1)对系统中存储的会议文件进行集中的安全控制，包括加密和访问权限策略的制定，实现会议文件的全面保护;
2)作用于会议文件电子化系统的文件管理的接口,对于会议文件进出系统进行控制，必须经过电子文档安全管理系统的加解密才能进出系统。
会议文件保护：会议文件一旦进入会议文件管理系统，就受到电子文档安全管理系统的保护。系统内部提供保护的功能包括:
➢对文档进行多种不同密级的加密保护，密级可以自行定义，不同密级可以定义不同级别的保护策略;
➢根据文档保护策略对特定用户群赋予文档各种内容访问权限的文档保护、管理系统;
➢具有灵活可调的授权审批机制;按部门、格式、用户、用户组等有针对性的实现多种授权策略;
➢支持手动和自动两种加密方式，并可以根据文件类型制定不同的加密策略，由用户根据实际需求选择哪些文档需要加密哪些不需要加密。
会议文件归档和外发
为了保证会议文件的安全性，除了在系统内部建立健全可靠的安全机制外,还必须在系统外围和系统的接口处通过技术手段的应用来控制文件进出系统的安全性。我们采取专用的会议电子盘储存会议文件，并设置了加密信息和权限控制信息，会议文件必须通过电子盘内的结合安全文档控制机制的会议终端软件才能打开。
在会议前提交正式的会议文件，以及会后将会议期间形成的会议文件归档上传到会议文件电子化系统时，必须经过安全电子文档接口的处理，确保会议文件电子化系统中管理的文件都纳入安全文档系统管理的范畴，最大限度防止从内部泄漏文件的可能性。
外部应用系统整合：
会议文件电子化系统不是一个孤立的系统,文件电子化系统的建设，是对现有信息化建设工作的强有力的推动，同时也丰富了应用，通过将会议文件电子化系统与现有的应用整合，可以进一步完善了现有的信息化平台。
本系统和内部已建成的其他系统都存在数据交换的情况,此外也会整合如短信通知等其他应用系统的功能，必须在保障安全性的前提下建立与外部应用系统的数据交换和应用功能的整合。
数据交换：由于会议文件电子化系统和其他应用系统从网络.上是隔离的,所以会议系统和其他应用系统进行数据交换不能采用实时交换的方式，而必须通过分离的数据接口方式，由网闸或者手工操作方式进行数据的交换，在交换过程中必须保证数据交换的安全性、完整性和不被非法篡改。
基于移动互联网技术的电子会议系统具有专用的数据交换机制来满足数据交换的特殊要求。
应用功能整合：会议文件电子化系统可以和内网网站以及等现有应用系统进行应用功能的整合,以增强会议文件电子化系统的应用效果，体现信息化平台的整体效能，应用整合工作包括以下几个方面:
➢会议文件电子化系统和机关内网门户的整合，实现为机关内网网站提供关于常委会会议和主任会议的相关文件数据资料，并且实现和机关内网网站相关栏目进行对应交换。
➢推送专题栏目的内容数据到会议专网系统，此功能是扩展功能，便于与会人员及时便利地获取更加丰富的信息资源，提升会议服务质量。
➢建立短信平台，为了及时友好地向与会者发送会议相关的通知消息比如会议的日程议程，或者在发布了新的会议文件版本后通知会者及时联网更新手中的文件。